Veelgestelde vragen

Een zwarte doos is een andere benaming voor fiscal data module (FDM), ook blackbox genoemd. Ze wordt gekoppeld aan een kassa en zorgt ervoor dat alle verkopen en manipulaties op een onuitwisbare manier geregistreerd worden. Hierdoor kan de fiscus snel gerichte en transparante controles uitvoeren.

Horecazaken werken niet altijd volledig officieel volgens de fiscale regels. De overheid wil dit controleren via de zwarte doos.

De zwarte doos is verplicht voor elke zaak die meer dan 25000 euro per jaar omzet haalt uit maaltijden (exclusief dranken en BTW) ter plaatse. Verder speelt de hoofdactiviteit van de onderneming geen enkele rol, de verplichting geldt voor iedereen dus bv. ook een traiteur, een bakker en zelfs voor een meubelzaak.

Vanaf 1 januari 2014 verdwijnen ook de uitzonderingen : frituren en alle vormen van lichte maaltijden (soepen, gebak, ijs, deegwaren, croissants, broodjes, yoghurt, uitsmijters.…). De 25000 euro regel (zie hierboven) is ook voor hen van toepassing. Eigenlijk kun je stellen dat het begrip “lichte” maaltijd niet meer bestaat voor de fiscus.

Enkel tijdelijke ambulante verkoop, zoals foorkramen, markten, sportwedstrijden… en bedrijfsrestaurants blijven buiten schot.

Voor de zaken die volgens de wetgeving een gecontroleerde kassa moeten hebben, werd het verplicht in de loop van het jaar 2015. De controles starten vanaf 2016. Voor een minderheid start het pas iets later (voor de zaken die onder de verplichting vallen sinds het wetsvoorstel van 22 december 2015).

Dit hangt af van leverancier tot leverancier, ook van het type zwarte doos en van de hoeveelheid dozen die tegelijk worden aangeschaft. De ene zwarte doos is de andere niet, het ene type kan tot 100x sneller werken dan het andere, waardoor het kassasysteem minimale vertraging ondergaat. 600 euro is een richtprijs.

Wie gebruik maakt van een zwarte doos, kan voor maximaal vijf vaste, voltijdse werknemers een korting op de sociale bijdragen genieten van 500 EUR per werknemer. Zijn de werknemers jonger dan 26, dan bedraagt de korting zelfs 800 EUR per kwartaal.

Deze term verwijst naar een kassa die alle handelingen (verkopen, retouren, annulaties, …) registreert conform de wetgeving. Dit begrip kan voor verwarring zorgen, aangezien de wetgeving hierrond de afgelopen jaren verschillende keren werd aangepast. Vandaag is een geregistreerde kassa een systeem dat met de zwarte doos kan werken. Elke kassaleverancier krijgt van de fiscus een certificaat, dat bewijst dat de door hem verkochte systemen conform zijn met de nieuwe wetgeving. Dit certificaat staat, samen met een uniek serienummer, op elk kassasysteem en ook op elk ticket vermeld. Hier kan je dus best op letten wanneer je een kassa koopt. Enkel voor goedgekeurde systemen ga je een activatiekaart krijgen van de fiscus.

Ja.
Als de leverancier de hard- en/of software aangepast heeft, waardoor je kassa nu compatibel is met de zwarte doos, dan is het in orde. In dat geval heb je een nieuwe versie van de software met vermelding van het certificaat en uniek serienummer.

Iedereen die bij de invoering van de nieuwe wetgeving een BTW bonnetje (of vervangend systeem) gebruikt, is verplicht over te gaan naar een kassa met zwarte doos. In dit geval mogen BTW bonnetjes enkel gebruikt worden bij defect (opgelet is er een meldingsplicht bij panne alsook na herstelling).
Wie enige vorm van consumptie van maaltijden ter plaatse aanbiedt en geen zwarte doos hoeft te installeren (minder dan 25000 euro omzet per jaar uit maaltijden ter plaatse), zal wel met BTW bonnetjes moeten werken. Deze zaken mogen op een vrijwillige basis – ter vervanging van deze BTW bonnetjes – overgaan naar de zwarte doos. Dus enkel indien er 100% meeneem of geen enkele verkoop van maaltijden is, valt men niet onder de regeling van BTW bonnetje (of deze van de zwarte doos).

Nee.
Iedereen die onder de verplichting valt, moet zich registreren bij de fiscus via een website. De fiscus houdt ook al de geleverde systemen bij. Zij weten dus heel precies wie met het geregistreerd kassasysteem werkt en bijgevolg ook wie niet. En er worden vele extra controles gepland, maar tot einde 2015 zullen er echter geen sancties bij niet-naleving komen.

Vanaf 2016 zijn er sancties gepland. Boetes van max. 1.500 euro, 3.000 euro of 5.000 euro in geval van een 1e, 2e of een volgende overtreding. Na een overtreding krijgt u krijgt drie maanden om een doos te activeren in uw zaak. Respecteert u de vooropgestelde activeringsdatum niet, dan staat dit gelijk aan een nieuwe overtreding.
Wanneer U geen ticket (afkomstig van de zwarte doos) of btw-bonnetje uitreikt voor de belastbare handelingen, dan riskeert u een boete van max. 50 euro, 125 euro of 250 euro per niet uitgereikt btw-kasticket in geval van een 1e, 2e of een volgende overtreding (met een maximum van respectievelijk 500, 1.250 of 5.000 euro per vaststelling).