In 2013 zal de Fiscal Data Controller (FDC) of in de volksmond "zwarte doos" genoemd een feit zijn voor de Belgische horeca. Ondanks zijn naam zal de doos geen omzet van dezelfde kleur registreren.

Momenteel worden de technische specificaties uitgewerkt. Zodra deze bekend zijn, gaat de website echt van start. Indien gewenst krijg je van ons een mailtje.

Deze website zal de vele vragen rond deze nieuwe wetgeving op een eenvoudige en verstaanbare manier uitleggen. Dit zowel voor horeca uitbaters, leveranciers van kassa's en zwarte dozen,... kortom voor iedereen met interesse.

Wat is een zwarte doos?

Een zwarte doos is een andere benaming voor een Fiscal Data Controller (of FDC) Ze is gekoppeld aan een kassa en zorgt ervoor dat alle verkopen en manipulaties op een onuitwisbare manier geregistreerd worden. Hierdoor kan de fiscus snel gerichte en transparante controles uitvoeren.

Waarom wordt een zwarte doos verplicht?

Horecazaken werken niet altijd volledig officieel. De overheid wil hier via de zwarte doos verandering in brengen.

Voor wie zal het verplicht zijn om met een zwarte doos te werken?

Elke zaak waarvan de ontvangsten voor het verschaffen van maaltijden om ter plaatste te worden verbruikt (exclusief de bijhorende dranken) 10% of meer bedragen van de totale ontvangsten, gerealiseerd door eender welke horeca-activiteit. Ook tearooms, pizzeria, snackbars, broodjeszaken, frituren… vallen nu onder deze nieuwe regeling.

Vanaf wanneer zal de zwarte doos verplicht worden?

De opstart zal gefaseerd verlopen. Voor deze fasering is er nog overleg tussen de verschillende belanghebbenden (zoals de federatie van de technologische industrie, de BTW-administratie, gebruikers- en beroepsverenigingen…). Aanvang 2013 starten de eerste implementaties.

Kan ik nu al een zwarte doos installeren?

Nee, momenteel staat de wetgeving nog niet helemaal op punt, bijgevolg kan de productie van zwarte dozen nog niet van start gaan. In de loop van 2012 zullen ze geproduceerd worden. Deze website zal je op de hoogte houden.

Hoeveel zal de aankoop en de installatie kosten?

Momenteel zijn er nog geen prijzen beschikbaar en uiteraard zal dit van leverancier tot leverancier verschillen. In Zweden worden soortgelijke toestellen verkocht voor ongeveer 400 euro. Alhoewel het moeilijk vergelijken is, aangezien de Zweedse markt groter is dan de Belgische en hun zwarte dozen eenvoudiger. Later meer.

Werkt de zwarte doos met elk bestaand kassasysteem of moeten de bestaande kassa’s vervangen worden?

Er zullen hoe dan ook aanpassingen moeten gebeuren aan de kassasoftware. Als er geen nieuwe versies meer uitkomen, zal ze volledig vervangen moeten worden. Enkel door de fiscus goedgekeurde software zal compatibel zijn met de zwarte doos.

De hardware vereisten voor de koppeling met de zwarte doos liggen eerder laag. We moeten hier wel een onderscheid maken tussen PC-gebaseerde systemen en elektronische kasregisters (ECR). De PC-gebaseerde systemen zijn normaal gezien compatibel met de zwarte doos. Voor ECR ligt het anders. De recente kassasystemen (bv. met touchscreen) zijn compatibel. De oudere traditionele kassasystemen kunnen meestal niet worden aangepast, dit deels door technische beperkingen maar ook omdat de kost voor de aanpassing hoger zou zijn dan nieuw kassasysteem. De afgelopen jaren zijn de kassa’s trouwens erg geëvolueerd zowel op technisch gebied als qua prijs.

Kan ik er onderuit?

Nee. Voor je met de zwarte doos kan werken, moet je de activatie ervan aanvragen bij de fiscus. Zij weet dus heel precies wie met het systeem werkt en bijgevolg ook wie niet. En er worden vele controles gepland.

Wat is een geregistreerde kassa?

Deze term verwijst naar een kassa die alle handelingen (verkopen, retouren, annulaties, …) registreert conform de wetgeving. Dit begrip kan voor verwarring zorgen, aangezien de wetgeving hierrond de afgelopen jaren verschillende keren werd aangepast. Vandaag is een geregistreerde kassa een systeem dat met de zwarte doos kan werken. Een kassa die een paar jaar geleden verkocht werd als 'geregistreerde kassa', voldoet standaard niet aan de nieuwe vereisten van de zwarte doos.

Als ik een kassa koop, hoe weet ik dan of ze geregistreerd is en met de zwarte doos kan werken?

Vandaag worden er nog geen kassa's verkocht die volledig compatibel zijn met de zwarte doos. (Opletten dus met reclame die suggereert dat het al wel kan.) Dat zal pas in de loop van dit jaar mogelijk worden. Elke kassaleverancier zal van de fiscus een certificaat krijgen, dat bewijst dat de door hem verkochte systemen conform zijn met de nieuwe wetgeving. Dit certificaat-id zal, samen met het uniek serienummer, op elk kassasysteem en ook op elk ticket vermeld staan. Hier moet je dus zeker op letten wanneer je een kassa koopt.

Krijgen aangepaste kassa’s ook een certificaat ?

Ja. Stel dat je al een kassa hebt en de leverancier past de hard- en/of software aan, waardoor ze compatibel wordt met de zwarte doos. In dat geval zal je een nieuwe versie krijgen van de software met vermelding van het certificaat en uniek serienummer.